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Neuartige Projekte zu managen, stellt Unternehmen immer wieder vor große organisatorische Herausforderungen. Wie gehen wir die Planung an? Wie setzen wir’s um? Wie können wir steuernd in den Prozess eingreifen? Haben wir Frühwarnsysteme? Jedes Projekt stellt dabei neue Anforderungen. Trotzdem gilt es doch auch immer die gleichen Fragen zu baentworten. Der „Guide to the Project Management Body of Knowledge“ – kurz PMBoK Guide – stellt einen solchen Rahmen zur Verfügung.

Das Project Management Institute (PMI) wurde 1969 gegründet, um gemeinsame Managementpraktiken in Projekten verschiedener Industrien zu identifizieren. Diese Erkenntnisse werden in der Hauptpublikation des Instituts, dem „Guide to the Project Management Body of Knowledge“ (PMBoK Guide) zusammengefasst. Dieser befasst sich mit der Anwendung von Fachwissen, Fertigkeiten, Werkzeugen und Techniken, um die jeweiligen Projektanforderungen zu erfüllen. Er wurde erstmals 1987 veröffentlicht und ist heute ein weit verbreiteter Projektmanagement-Standard. So haben das American National Standards Institute (ANSI) und das Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE) den PMBoK als Standard anerkannt (ANSI/PMI 99-001, IEEE Std 1490-2003). Aktuell liegt seit 2008 die vierte Ausgabe des Guides vor.

Das Prinzip der Projektsteuerung nach dem PMBoK Guide

Der PMBOK Guide beschreibt die Steuerung eines Projekts – genauer: eines Projektlebenszyklus‘ – zum einen anhand von fünf Prozessgruppen. Diese sind nicht als hintereinader geschaltete Projektphasen zu verstehen, sondern werden z.T. mehrfach durchlaufen bzw. müssen bei jedem Teilprojekt neu durchlaufen werden.

  • Initiierungsprozesse – Entwickeln des Projektauftrags und vorbereitende Tätigkeiten wie Genehmigungen einholen
  • Planungsprozesse – Definition der Ziele und Inhalte, des Aufwands und des Vorgehens und Festhalten in einem Projektmanagmentplan
  • Umsetzungsprozesse – Durchführen der geplanten Schritte
  • Kontroll- und Steuerungsprozesse – Überwachung des Projektfortschritts und korrigierendes Eingreifen
  • Abschlussprozesse – alle Schritte zum inhaltlichen und formalen Abschluss des Projekts

Dies ist für sich genommen noch keine besonders überraschende Weisheit, aber doch eine erste wichtige Sortierung der Prozesschritte. Wie für „richtige“ Projektmanager üblich, legt der PMBoK Guide viel Wert auf saubere Dokumentation der einzelnen Teilschritte. In der formalisierten Form wird für jeden Prozess, jede Aktivität oder jede Tätigkeit der Input, die Werkzeuge und Techniken sowie der Output (Ergebnisse) beschrieben und schriftlich festgehalten.

Und spätestens hier kranken bereits viele Projekte – entweder an mangelnder Dokumentation oder aber an überzogenen Dokumentationsanforderungen. Da die vom PMI gesammelten Informationen „nur“ Prinzipien und Konzepte sind, gilt es die konkreten Planungen adäquat auszuformulieren. „Adäquat“ heißt Erfordernisse zur erfüllen, aber unnötigen Aufwand zu vermeiden. Und genau dies kann am besten erreicht werden, wenn über die zu erreichenden Parameter frühzeitig Klarheit herrscht.

Was weitere zu beachtende Schritte – in diesem Fall die Wissensgebiete – der Planung sind,  erfahren Sie im nächsten Beitrag.

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